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做座如何为企业选择好的BPM解决方案

发布时间:2021-10-15 05:26:36 阅读: 来源:乔木厂家

如何为企业选择好的BPM解决方案

经过多年的发展,企业业务流程管理(Business Process Management,BPM)的应用已进入多元化的阶段,企业一开始对这类产品的定位是自动化请假、加班等流程,但光是如此,对营运的贡献不大,企业更希望强化的目标是,能够对产能与质量有实质帮助的流程。

在SourceCode大中华区技术总监彭靖灏的观察中,中国内地的企业多数仍停留在请假、加班等人事薪资窗体流程;台湾地区则进入ERP或者制程相关的应用,就算是人事薪资相关的流程,也会要求与后端系统整合,并产出分析报表,建置难度也就相对较高。而香港地区以跨国企业为主,应用案例包括文件管理、资产管理及客诉赔偿管理。至于新加坡及马来西亚等地,则与华人的签核文化有所不同。

需求变化----制造业工程变更的审核需求明显窜起

根据华苓科技及新人类信息的经验,台湾地区企业近两年比较多的应用,是在ECR/ECN(Engineering Change Request/Engineering Change Notice,工程变更申请/工程变更通知)、产品的询/报价,以及原物料的请/采购流程等。

其中,尤其制造业的工程变更流程需求最为显著。华苓科技总经理梁宾先分析其中的难度:“窗体只是存取接口,而复杂从1上任就提出民族复兴的是流程,系统必须能够根据窗体内容,自动产生很多份的子流程。”这种作法与动态加/会签的差别,在于子流程不是由人指派,而是系统根据文件内容,自动产生。

以一套计算机的生产举例,可以细分成屏幕、键盘、鼠标等零件,假如系统必须根据窗体所列的每个要求去变更设计的零件,就会动态产生子流程,而且子流程最后要回到原流程。如果BPM平台没有针对此类应用提供自动化机制,单靠IT人员徒手开发,要做到这么复杂的流程会很辛苦。

多元应用----件管理、电子邮件及传真

流程应用的层面变得广泛,是一个明显的趋势。基于安全的考虑,企业对于“审核”和“管控”的意识抬头,许多工作都希望透过流程达到管理的目的。

华苓、新人类、乔篷及博格等BPM厂商,相继推出文件管理系统,便是随BPM而生的产品,因为文件管理有符合ISO 9001/14000、QS 9000及BS 7799等法规的需求,所以文件的制定、修改及废除,都需要审核。

早期文件管理系统的审核机制,相对单纯,若有复杂的加/会签需求,则要额外客制化处理。然而当审核的需求日益高涨,BPM厂商发现他们在流程相关的设定机制上,可以提供更多优于传统文管系统的弹性,因此带动文件管理另一波热潮。

每当企业组织有所调整,系统随之必须调整,传统的文件管理厂商也感受到这股潮流,因为他们协助客户客制化流程需评估投资效益。 若决心开发具备足够弹性、友善与稳定度的流程平台,就等于是开发一套BPM系统,形同“重新造轮”。因此已经有文件管理厂商与BPM厂商合作,结合BPM的流程引擎,去支持复杂的流程设定。

除了文件管理,传真与电子邮件也衍生出流程审核的需求。梁宾先举例:“电子邮件厂商,有安全管控的问题,企业透过邮件传送出去的数据,需要先过滤木塑制品内容,如果内容有敏感字眼,就要先跑流程,经过审核才可以放行。”那么,谁审核?规则是什么?什么内容跑什么的审核流程呢?这些向来不是邮件厂商的专业,而是BPM厂深孚众望商的范畴。

又如传真进来的文件/图档,是企业文件管理的一部分,而员工传真出去的数据,例如报价单,则可能需要审核才能授权寄出。

上的应用文字----M化不如预期,透过邮件签核找到出路

上述都是发展中的趋势,我们也发现BPM领域中流行的2种应用:Mobile化和SOA。关于前者,梁宾先坦言:“Mobile化解决方案,推得不好。”

企业签核行动化的诱因不高,所以额外导入M化模块的意愿并不强,这方面的需求主要在派工、维修及客服等应用。 话虽如此,他也看到另一个使M化应用起死回生的曙光。他发现,如果企业不需要加购模块、只要换成Smartphone,就可以签核,通常管理者接受度很高。

因此华苓科技改变策略,他们的产品转向强化电子邮件签核机制,让主管可以透过Push Mail接收流程信息;邮件内容包含内容说明、签核历程、签核选项等,然后直接在上签核。

另一个在BPM领域退流行的技术名词是SOA(Service-Oriented Architecture),在WorkFlow概念逐渐转向BPM之际,许多BPM厂商过去随软件大厂起舞也高喊SOA,然而时至今日,这个名词已经悄悄从BPM的上消失。

梁宾先表示:”SOA的架构庞大,包含底层的ESB、中间串连服务的BPM,而使用者接触的是最上层的应用系统。这些概念很好,但实作上成本很高。”所以BPM厂商修正作法,遵循Web Services、BPEL、BPMN等标准,但不再谈SOA。

解决流程变量太多的方法----干脆回归纸本时代的思维

探究导入BPM可能遭遇的难题,各家厂商说法相同,都是在“人”。技术上的问题,一定有法可解,人的问题却很难摆平。企业必须解决内部搞不定签核流程的情况,BPM厂商通常能做的不多,只能静待结论,相对也拖长了导入的时程。

在纸本的年代,多数的窗体仍是有固定的流程,例如500元以下的请款单,签到经理,1,000元的签到协理,5,000元以上的单据才需交由总经理审核。但既然决定权在人身上,那么变化的可能性极大。

新人类协理程勤辉表示:“我们的部分客户反应,有意愿导入BPM,但他们只要一想到必须搞定全公司那么多的流程,就却步了。”于是新人类的对策,是推出传签的功能──既然流程复杂,例外状况很多,不如就回归纸本的作业方式,由上一关签核者决定下一关的签核者。如此一来就可以保有纸本的弹性,又能兼具电子化后的好处,易于追踪及统计。

懒得设计窗体----就用邮件签核

另一个瓶颈是窗体。华苓科技发现导入BPM系统,除了制定流程需要一段时间,窗体的格式也可能是困扰。虽然窗体只是呈现信息的接口,但方便快捷;呈现的方式,事关系统的“友善性(User Friendly)”,所以在“官大学问大”的情况下,有的时候是主管们嫌太丑、字太小,这些看似鸡毛蒜皮的小问题,某种程度意谓着接口设计得重新来过。再加上,拥有决策权的高阶主管,不擅长打字的比例很高,也会形成导入门坎。

许多企业导入BPM主要的诉求,其实是流程自动化,未必不需要窗体,针对这样的问题,华苓科技推出简易版的BPM产品──Uniflow,以电子邮件串连流程,若有额外的信息需要参考,则以附件夹文件。

Uniflow的特色不仅于此。透过AJAX技术,管理者可在页上拖拉设计流程,完成之后,利用电子邮件传递流程,主管只需要在邮件中勾选同意/不同意,流程即自动跑到下一关;待流程导入稳定之后,企业若希望强化签核接口,设计制式的窗体,可以再加购窗体模块。如此循序作业、扩充的方式,应该可以降低初次导入BPM的冲击,也可以加快上线时程。

采购Tips

● BPM是一个基础架构,不是安装完成就可以直接使用的软件,所以要考虑导入的难易程度。

● 挑最难的流程,考验顾问的功力。

● 比较各家产品设计复杂流程的方法,难易度有程度上的差别。

● IT人员终究要接手BPM的管理,所以要评估操作接口的友善性。

● 以压力测试考验信息量庞大时,系统的稳定性。(end)

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